O sonho de muitos frequentadores de festas de música eletrônica é produzir a sua própria festa e conseguir proporcionar uma experiência única aos seus convidados. Mas o que poucos se atentam é que produzir eventos tem grandes desafios e muitos riscos, além das dúvidas que surgem ao longo da preparação.
Um sentimento normal para quem está começando a produzir eventos é a insegurança, mas um bom planejamento ajudará nesse processo. Esse sentimento é normal quando você trabalha para oferecer uma experiência única. Em alguma fase no início de sua carreira todos os produtores já sentiram ou ainda tem esse sentimento.
Mas fique tranquilo, até os produtores mais experientes já produziram eventos que não foram tão bons, enquanto produtores iniciantes conseguiram organizar festas inesquecíveis.
O que é preciso para você criar uma festa que seja um sucesso?
Duas qualidades indispensáveis para os produtores de eventos, ser criativo e organizado.
A sua organização deve abranger tudo de modo geral:
- Identidade da festa
- Quantidade de pessoas
- Escolha da data
- Escolha do local
- Escolha dos artistas (Djs e performances)
- Valor dos ingressos
A Criatividade é o que fará a sua festa ter a sua cara e levar inovação para cada espaço do seu evento, muitas vezes sua criatividade te ajudará a resolver problemas que surgem durante o planejamento e na execução.
É essencial que você organizador se atualize em tempo real de tudo que acontece no seu nicho ou de uma forma macro na sua região, cidade, estado e pais.
Existem algumas dicas bem eficientes para aqueles que buscam produzir uma festa de sucesso.
Dicas importantes para a produzir a sua festa:
1. Pesquise sobre a organização de eventos e assuntos relacionados.
Não existe a necessidade de se fazer uma faculdade para se tornar um produtor de eventos, mas sim! É importante estudar. Assim, você estará sempre atualizado e estará no controle de todas as etapas da produção da sua festa.
- Conhecimentos básicos marketing digital é ótimo, se você tem utilize, caso não tenha, você pode estudar ou contratar uma pessoa ou agência para essa tarefa.
- Ter noção de administração básica, é uma qualidade essencial para todo planejamento da sua festa. O Excel é seu aliado. Aprenda ao menos o básico sobre planilhas, vai te ajudar a definir o orçamento e conferir os valores de entrada e saída.
- Apesar de parecer você não vai conseguir fazer tudo sozinho, quem você vai contratar? Quais funções? É melhor terceirizar?
- Estude os fornecedores, tenha referencias, eles são muito importantes para o sucesso de um evento.
2. Faça um check-list
Criar um check-list é um processo essencial na produção de festas, são muitos detalhes e depender apenas da memória pode trazer falhas durante o planejamento e execução do evento.
Alguns pontos são comuns em todas as festas:
- Local
- Data
- Documentações e licenças
- Horário de inicio / Horário do termino
- Atrações
- Decoração
- Funcionários
- Marketing e divulgação
- Bebidas
- Alimentação
- Equipe de sonorização
- Contabilidade
- Fechamento
Seu check-list será o seu melhor amigo antes, durante e depois do seu evento, confira sempre o que foi feito e não se esqueça de riscar da sua lista quando a tarefa for concluída, assim você garante que todo o seu planejamento está sendo executado da forma que você o pensou.
3. Invista no marketing da sua festa
O marketing é extremamente importante para a divulgação da sua festa. Procure determinar quais são as pessoas que tem interesse na sua festa, esteja onde essas pessoas frequentam, sejam em outros eventos similares, nas redes sócias, contrate digital influencies que converse com o seu público, cole cartazes, distribua brindes, mostre o processo criativo do evento, crie afinidade com o seu público alvo. Afinal, qual o interesse em organizar uma festa se o público-alvo não comparecer a ela?
Não pense que o marketing é algo inútil, pois é ele quem vai atrair as pessoas para o seu evento,
Dica: Cadastrando o seu evento na Entrance, você ganha mais força no marketing do seu evento, pois uma das nossas missões é ser seu parceiro para que mais pessoas conheçam a sua festa. Somos a única plataforma que investe na divulgação junto com você. Nossa equipe de marketing está pronta para te ajudar, para que o seu evento seja um sucesso!
4. Não deixe nada para resolver depois
Evite ao máximo deixar pendencias para resolver na hora, a possibilidade de algo que não foi planejado com antecedência dar certo é quase zero e você terá um problema para resolver de última hora.
Evite correr esse risco e ter uma grande dor de cabeça na montagem ou durante o evento, resolva e planeje tudo com antecedência e se algo fora do planejamento acontecer realmente é um imprevisto e não uma falha.
Tenha sempre um plano B para situações que possam te trazer problemas, esta fazendo seu evento em um sitio ou local aberto? Tem previsão de chuva? Contrate tendas, a quantidade de banheiros do local não é suficiente? Contrate banheiros químicos. Muitos imprevistos podem ocorrer na produção de festas, porem sendo um bom produtor e tendo tudo bem planejado, você lidará com todos sem maiores problemas.
5. A inteligência emocional é o seu guia:
Nem tudo vai sair como o planejado, porem a pior coisa que você pode fazer é perder o autocontrole, respire fundo, beba uma agua e pense em alguma solução para o problema, lembre-se você é o líder e a festa precisa de você 100%.
Não se esqueça que o mais importante de tudo é a satisfação do seu público.
Se a falha que ocorreu afeta apenas a equipe de produção e seus convidados não perceberam ou não tem acesso ao ocorrido, a solução é mais fácil, porem se for algo de maiores proporções como cancelamento de artistas, falta de infraestrutura, brigas ou algo que foge do seu controle, você deve manter a sua calma, peça desculpas aos convidados que estão ali e pense em algo para compensa-los.
6. Disponibilize a venda de ingressos On-line
Nos dias de hoje, não temos como pensar em uma festa que não disponibiliza a venda de ingressos on-line, isso é uma facilidade que todos nós estamos acostumados, é fácil, é rápido e prático. Seu cliente compra de onde estiver no momento em que soube, evitando aquelas percas de vendas.
Você pode manter suas vendas em locais físicos e com promoters também conhecido em alguns estados como comissários ou divulgadores, mas hoje mais da metade das vendas são feita de forma on-line.
As redes sociais são uma ferramenta indispensável na divulgação de festas, descubra onde seu público está, em qual grupo, qual pagina segue, divulgue seu link de venda nesse local isso aumentará em muito as suas chances de venda.
Dica: Colando o seu Evento para vender na Entrance, o publico tem a opção de parcelar em até 5x sem juros, isso aumenta muito a suas possibilidades de venda.
7. A experiência vai fazer você evoluir.
Essa pode ser apenas a sua primeira festa, mas em breve não será a única, pense em todas os pontos e situações que ocorreram, anote os pontos positivos e negativos, isso vai te ajudar a melhorar nas próximas edições. 😉
Busque ter feedback da sua equipe de trabalho e do público, não se iluda com elogios e não se sinta mal com as críticas, tudo isso faz parte do processo de aprendizagem e evolução.
Sendo a sua primeira festa ou não, mantenha-se calmo, positivo e confie no processo.
Gostou das dicas? Esperamos que elas te ajudem na criação do seu evento para que os seus objetivos sejam alcançados.
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